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善用金字塔原理，做好年終盤點
- 發(fā)布人：admin 發(fā)布時間：2017-11-25 15:40
- 作者 | 陳勇責編 | 王奇本文首發(fā)自《人力資源》雜志HR在動筆之前，需要關注：年終總結寫給誰看，即年終總結的視角；年終總結如何與未來承接，即年終總結的未來考量；如何運用專業(yè)表達，即用金字塔原理搭建報告架構。01年終總結的視角撰寫年終總結有兩類主要目的：一類是提升個人成長，即通過總結盤點一年的收獲和不足，總結過去一年的個人得失，以期下一年改進；另一類是工作所需，即部門或業(yè)務負責人提交工作回顧和具有工作導向性的設想。撰寫總結的過程中不僅能總結個人得失，更重要的是可以站在工作角度上，思考本部門或自己負責的業(yè)務領域年度工作開展情況，回顧初始計劃構想，回望期間經(jīng)歷的波折。此類年終總結需要思考如何為下一年工作規(guī)劃做好準備。在工作中，HR最常犯的錯誤是把工作總結寫成個人總結，即年終總結視角不明確。因此，筆者本篇重點討論第二類年終總結的寫法。年終總結的讀者并非員工本人，而是企業(yè)經(jīng)營者。大多數(shù)HR只是從自身角度回顧自己做了哪些工作，在展現(xiàn)形式上甚花心思，卻不關心企業(yè)經(jīng)營者到底關注什么。因此，撰寫年終總結先要站在企業(yè)經(jīng)營者的角度思考。顯然，企業(yè)經(jīng)營者通常想從年終總結中看到員工這一年為公司創(chuàng)造了多少價值。在他們眼里，價值闡釋比形式美觀更有必要。價值的衡量和界定可以有多種標準，從價值創(chuàng)造角度來看，可以重點從以下三種價值角度思考：業(yè)務價值包括年度的業(yè)績成果、重點工作完成情況等。對于直接參與業(yè)務的部門來說，應特別體現(xiàn)增利或降本的成果。具體來講，分析年度經(jīng)營計劃落實到本部門的要求是什么，需要圍繞哪幾條主線展開，需要落實的重點工作是什么，其結果如何。業(yè)務部門的定量價值創(chuàng)造比較容易衡量和描述，而定性的重點工作開展情況，衡量起來相對困難，可以提供材料予以說明。服務價值對于后臺職能部門來說，其本身并不創(chuàng)造業(yè)務價值，它的價值來源于為公司業(yè)務的開展提供有效支持。對于集團總部來說，則應考慮其是否為下屬子公司提供了必要的支持服務。后臺職能部門及總部職能部門可以圍繞可度量的支持展開，比如核心人才的招聘、合格候選人的培養(yǎng)結果等。改進價值本重點解決了哪些核心問題？是否通過改善管理模式帶來公司運作效率的提升？除了業(yè)務價值，一個公司的經(jīng)營者最看重的莫過于改進價值，改進價值決定了企業(yè)在未來能否成長而不只是原地踏步。改進價值意味的不是每年重復而模糊的改進預期，而是具體落地的可預見的改進項目。也就是說，公司的經(jīng)營者更希望能夠從HR的年終總結中看到各部門的工作是在不斷推進的，而不是每年都徘徊在沒有結果的議題上。02年終總結的未來考量雖然“年終總結”名義上是對過去一年的回顧，實際上其更重要的作用是與未來對接。因此，可以參照職能戰(zhàn)略的制定方法，思考本年度總結的“輸出”如何轉化為下一年度規(guī)劃的“輸入”，兩者的一體化思考將會提高下一年度計劃的制訂效率。筆者以制定職能戰(zhàn)略為例。制定一個公司職能戰(zhàn)略（3-5年）分為三個步驟：（1）明需求：根據(jù)公司戰(zhàn)略規(guī)劃明確本專業(yè)領域戰(zhàn)略需求。（2）找差距：分析本專業(yè)領域優(yōu)劣勢。（3）訂計劃：即確定本專業(yè)領域總體目標和階段性規(guī)劃。職能戰(zhàn)略和年度計劃（1年）都離不開差距分析，差距既來自外部符合對標條件的標桿對標，也來自對公司現(xiàn)狀問題的分析。如果在做年終總結時能夠充分考慮來年的計劃，那么在制訂下年度計劃時將達到事半功倍的效果。03用金字塔原理搭建報告架構有了方向和目標，接下來就可以組織內容了。讓之前所積累的素材形成報告也有一些講究。很多撰寫者事無巨細、洋洋灑灑地寫一大篇，寫成一篇優(yōu)秀的記敘文，卻并不意味著其就是一份好報告。經(jīng)營者的時間是寶貴的，他沒有耐心閱讀密密麻麻的大段文字，而需要提綱挈領式的闡述，以便快速看到需求點。因此，即使HR將做過的全部工作羅列起來，看似有條理，實則為缺乏歸納的零碎信息，經(jīng)營者讀完后只記得你做了很多零碎的工作，但這些工作的成效在哪里，與公司業(yè)務的關聯(lián)度如何，依然令人不知所云。結構清晰、一目了然的總結才能第一時間抓住經(jīng)營者的眼球。如此看來。金字塔原理不失為好的方法。金字塔原理由麥肯錫第一位女性咨詢顧問巴巴拉·明托于1973年提出，是一種結構化的思維方法，因其展現(xiàn)的框架結構酷似埃及金字塔而得名。金字塔原理思維結構不僅成為咨詢行業(yè)的準則，還被廣泛地運用到各個行業(yè)，成為幫助人們清晰思考、寫作、表達的重要工具。在寫作中，金字塔原理要求文章嚴格遵守四個特征：特征一：一篇文章的結構必定只支持一個思想，這個思想將概括所有級組的思想。對于年終總結來說，這也是要求整篇總結應由一個中心思想概括，所有的內容都應圍繞這個主題。凡是不支持本主題的素材一律不提。比如，2017年度同時發(fā)生了其他重要事項，但這些事項和年度總結無關，則需要單列，而非納入年終報告這份文件。特征二：任何一個層次上的思想都必須是其下一層次思想的概括。中心思想又可分解成幾個分論點，每個分論點又應分解成多個論據(jù)素材。這要求論據(jù)必須支持分論點，分論點必須能夠支持中心思想。比如，對于一份人力資源部的總結報告來說，假設其中某一部分表述的是招聘管理的成效，就不要在此部分闡釋培訓管理的內容。特征三：每組中的思想必須屬于同一個范疇。每個分論點下的論據(jù)必須屬于同一邏輯范疇內。這是因為觀點是有層次的，因此，需要把同層次的思想內容放在相同的層級里，才不至于出現(xiàn)混亂。特征四：每組的思想都必須按照邏輯順序組織。邏輯順序可以是時間順序、重要性順序等。按照邏輯順序排序，方便檢查分類是否已經(jīng)窮盡所有可能性。金字塔原理通過橫向和縱向關系將主題串起來，序言的使用可以幫助撰寫者闡釋報告的背景，有利于閱讀者理解后續(xù)主體內容，因此，金字塔原理的結構特別適用于撰寫文章。04自上而下的年終總結撰寫方法了解金字塔的特征后，HR還要學會構建金字塔。構建金字塔有兩種方法：自下而上和自上而下。自下而上是在不了解整體架構情況時依靠摸索建立的。自上而下的方法則是在對問題和成果有了總體認知，只需把清晰的結構表達出來時使用的方法。每個人在寫年終總結前，都收集了一些碎片化的信息，包括業(yè)績、采取的行動、個人主要問題、下年展望等等，經(jīng)過思考后，總結人也已經(jīng)確定了年終總結的主題思想，此時就可以采用自上而下的撰寫方法。自上而下搭建金字塔，具體分為三個部分：第一步，列出中心思想。根據(jù)價值創(chuàng)造維度的分析，列出全文的中心思想，從這個中心層層分解下去。第二步，列出問題的分解框架。圍繞年終總結主題，一般分解為三個模塊：完成的成績、遇到的問題和未來的計劃。這三者之間應該是層層遞進的邏輯關系。每個模塊都可以繼續(xù)往下分解。“成績”可以分解為“完成的業(yè)績”和“已經(jīng)采取的行動”。“遇到的問題”可以分解為“不足”和“啟示”。“未來的計劃”可以分解為“主要目標”、“具體措施”和“下年的展望”。其中，“業(yè)績”可以繼續(xù)下分為“分管工作部分”與“重點工作部分”。“不足”可以繼續(xù)分解為“業(yè)務上的問題”和“個人問題”。至此，金字塔的框架已大致成型。第三步，放入素材。把碎片化的素材信息整理到框架相應的位置中，一個年終總結的金字塔就完成了。通過金字塔框架的構建，年終總結將變得思路清晰、層次分明、邏輯嚴密。
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