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2.3 文件與檔案管理制度——文件管理（一）
- 發(fā)布人：admin 發(fā)布時(shí)間：1970-01-01 08:00
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人力資源管理制度案例
第一部分 綜合管理制度部分
三、水木知行文件與檔案管理制度——文件管理（一）
第一章 總 則
第一條 目的：
為規(guī)范公司文件與檔案的管理，使管理工作合法化、完整化，便于公司各項(xiàng)工作的及時(shí)利用，特制訂本制度。
第二條 原則：
公司文件與檔案實(shí)行統(tǒng)一管理。文件與檔案的管理，要做到規(guī)范、準(zhǔn)確、及時(shí)、安全。公司行文要克服官僚主義和文牘主義。公司綜合管理部是公司文件與檔案的主管部門。
第二章 文件管理
第三條 本制度所稱文件是指公司董事會(huì)、公司及各部門、所屬公司內(nèi)部之間及與外界（包括政府機(jī)構(gòu)、企事業(yè)單位、法人機(jī)構(gòu)、個(gè)人）相互交流的書面文檔、電子文檔、傳真、電報(bào)、電子郵件、圖書期刊、聲像材料等。
第四條 公司本部的文件管理部門為綜合管理部，凡涉及公司的文件均需由綜合管理部統(tǒng)一安排處理；所屬公司的文件管理部門為各公司的綜合管理部，分公司無權(quán)直接對(duì)北方集團(tuán)公司以外行文。
第五條 公司發(fā)文（包括以公司名義發(fā)文，以部門名義發(fā)文）：
第六條 文號(hào)管理：各部門發(fā)文必須先向綜合管理部申請(qǐng)發(fā)文文號(hào)，發(fā)文文號(hào)規(guī)范如下：
?以公司名義發(fā)文：北集字[ 年] 號(hào)，此文號(hào)用于公布公司的重大事項(xiàng)及向董事會(huì)、政府機(jī)構(gòu)、相關(guān)企事業(yè)單位發(fā)文；
?以綜合管理部名義發(fā)文：北集綜字[ 年] 號(hào)，此文號(hào)用于涉及綜合管理部業(yè)務(wù)的發(fā)文；
?以人力資源部名義發(fā)文：北集人字[ 年] 號(hào)，此文號(hào)用于涉及人力資源部業(yè)務(wù)的發(fā)文；
?以財(cái)務(wù)部名義發(fā)文：北集財(cái)字[ 年] 號(hào)，此文號(hào)用于涉及財(cái)務(wù)部業(yè)務(wù)的發(fā)文；
?以設(shè)備管理部名義發(fā)文：北集設(shè)字[ 年] 號(hào)，此文號(hào)用于涉及設(shè)備管理部業(yè)務(wù)的發(fā)文；
?以經(jīng)營(yíng)管理部名義發(fā)文：北集經(jīng)字[ 年] 號(hào)，此文號(hào)用于涉及經(jīng)營(yíng)管理部業(yè)務(wù)的發(fā)文；
?以技術(shù)質(zhì)量部名義發(fā)文： 北集技字[ 年] 號(hào)，此文號(hào)用于涉及技術(shù)質(zhì)量部業(yè)務(wù)的發(fā)文；
?以采購(gòu)部名義發(fā)文：北集采字[ 年] 號(hào)，此文號(hào)用于涉及采購(gòu)部業(yè)務(wù)的發(fā)文；
?北京水木知行人力資源管理咨詢公司文號(hào)順序以年為單位從01號(hào)開始，公司及各部門采用大排序的方式編號(hào)。
?各部門無須加蓋公司章的發(fā)文，不須申請(qǐng)文號(hào)。
第七條 發(fā)文種類：
?請(qǐng)示：請(qǐng)上級(jí)指示和批準(zhǔn)。
?報(bào)告：向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作，反映情況。
?指示：對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)布置工作，闡明工作活動(dòng)的指導(dǎo)原則。
?批復(fù)：答復(fù)請(qǐng)示事項(xiàng)。
?通知：傳達(dá)水木知行績(jī)效管理咨詢公司的重要情況以及相關(guān)事項(xiàng)，發(fā)布規(guī)章制度、要求下級(jí)辦理或者需要知道的事項(xiàng)，批轉(zhuǎn)下級(jí)的公文或轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)公文，公布應(yīng)當(dāng)遵守或周知的事項(xiàng)。
?決定：對(duì)某些問題或者重大行動(dòng)作出安排。
?函：平行部門之間互相商洽工作，答復(fù)問題或知會(huì)有關(guān)事項(xiàng)。
?會(huì)議紀(jì)要和決議：傳達(dá)會(huì)議議定事項(xiàng)和主要精神，要求有關(guān)部門共同遵守執(zhí)行的。
第八條 發(fā)文格式（采用A4號(hào)紙，橫排）：
?文件抬頭： ××建設(shè)集團(tuán)有限公司公司文件，紅字。
?文號(hào)：加黑宋體小四號(hào)字。
?主送單位及標(biāo)題：加黑宋體四號(hào)字。
?正文：仿宋小四號(hào)字，1倍半行距。
?單位印章：紅色公司章。
?日期：加黑宋體四號(hào)字，用大寫。
?抄報(bào)、抄送、存檔：宋體四號(hào)字。
第九條 草擬公文應(yīng)注意以下事項(xiàng)：
?內(nèi)容要符合黨和國(guó)家的路線、方針、政策、法律、法令及地方性行政規(guī)章。
?反映情況要客觀，實(shí)事求是。
?文字要準(zhǔn)確、精煉，條理要清楚，層次要分明，結(jié)構(gòu)要緊密，用語要規(guī)范。
?人、地、物名、引文及時(shí)間要具體、準(zhǔn)確。
第十條 發(fā)文程序：
?發(fā)文部門負(fù)責(zé)文件的起草工作，文件起草完成后，首先到綜合管理部申請(qǐng)文號(hào)，并填寫發(fā)文登記表。
?各部門發(fā)文前，首先由部門負(fù)責(zé)人及主管副總審核，后交需會(huì)簽的部門，由會(huì)簽部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，交總經(jīng)理審批。
?總經(jīng)理審批后，由綜合管理部負(fù)責(zé)蓋章及形成正式文件下發(fā)。以上管理制度是水木知行績(jī)效管理咨詢公司研發(fā)成果，版權(quán)歸水木知行所有，任何形式復(fù)制、轉(zhuǎn)載使用請(qǐng)注明來自水木知行網(wǎng)站。
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